Eigenlijk is binnen veel bedrijven het stuk debiteurenbeheer een vergeten onderdeel van de organisatie. Dat is niet meer dan logisch, maar wel ontzettend jammer. De mogelijkheden die je bij debiteurenbeheer hebt om jouw cashflow stabiel te houden, zijn groter dan je in eerste instantie zou denken. En debiteurenbeheer software is in de huidige tijd bijna niet meer weg te denken om jouw debiteurenadministratie goed te organiseren.
Debiteurenbeheer software geeft overzicht in jouw administratie
Jouw administratie en dan met name de debiteurenadministratie is een belangrijk onderdeel van jouw bedrijf. Jouw klanten moeten uiteindelijk jou betalen voor de afgenomen diensten en/of producten, waarbij vergeten wordt dat als er niet betaald wordt er grote financiële problemen kunnen ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan het scenario waarbij een grote klant niet betaald aan jou, maar jij daardoor een aantal leveranciers niet kan betalen. Als je dit scenario verder doortrekt kun je zelfs in een faillissement terecht komen.
Door debiteurenbeheer software te gebruiken krijg je in elk geval inzicht in jouw administratie en weet je wat erbij welke klant open staat. Zo kun je een klant makkelijker benaderen en problemen eerder opsporen dan dat je eens per kwartaal een keer wat rond belt.
De interne processen worden meer gestructureerd
Door het gebruik van software maak je jouw interne processen meer gestructureerd. Denk aan de eerste herinnering die automatisch door het systeem wordt verstuurd als er nog geen betaling is ontvangen. Of een speciale agenda waarin actiepunten staan voor die dag om bijvoorbeeld klanten na te bellen over een nog openstaande factuur. Een andere mogelijkheid binnen softwarepakketten zijn de notities waarin je een dispuut kunt beschrijven, maar ook emails kunt toevoegen en uiteindelijk de oplossing kan beschrijven.
Door de interne processen meer structuur te geven is het voor jouw onderneming makkelijker om overzicht te houden, de facturen beter op te volgen en de betalingen beter te monitoren. Maar voor de debiteuren geeft het net zoveel structuur omdat je meer overzicht hebt en zo bij vragen of problemen sneller kunt schakelen, zowel intern als extern.
Debiteurenbeheer software levert financieel voordeel op
De kosten die de debiteurenbeheer software met zich meebrengt is vaak wel een investering. Je moet dit ook niet zien als de aankoop van een eenvoudig product, maar je moet het zien als daadwerkelijke investering voor op de langer termijn. De structuur die de software namelijk kan aanbrengen, zorgt uiteindelijk voor een betere cashflow. En een betere cashflow zorgt voor minder problemen met de betalingen van facturen aan leveranciers, maar ook voor de mogelijkheid om meer of andere investeringen te doen.
Hoewel debiteurenbeheer software dus gericht is op de interne administratie en het binnenhalen van facturen, zit er ook een commercieel oogpunt aan een overzichtelijk debiteurenbeheer. Accountmanagers kunnen vaak ook makkelijker inspringen als er problemen zijn, bij een wijziging in de afname krijgen zij een duidelijker beeld van de algehele situatie met de klant en het management kan ervoor kiezen om meer te investeren omdat de cashflow goed loopt en zo uiteindelijk meer klanten binnen te halen.